จากสถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อไวรัสโคโรน่า (COVID-19) การ์ทเนอร์แนะผู้บริหารด้านสารสนเทศหรือซีไอโอควรพุ่งความสำคัญกับแผนการดำเนินงานระยะสั้น 3 ประการเพื่อเพิ่มความยืดหยุ่นในการดำเนินธุรกิจรับมือกับผลกระทบต่างๆ ที่จะเกิดขึ้น พร้อมเตรียมความพร้อมสำหรับภาวะฟื้นตัวและสร้างการเติบโตอย่างต่อเนื่องให้กับองค์กร

“การแพร่ระบาดอย่างรวดเร็วและต่อเนื่องของเชื้อไวรัส COVID-19 มีแนวโน้มสร้างภาวะชะงักงันให้กับภาคธุรกิจหรือส่งผลกระทบมากขึ้นเสมือนกับเป็นการบุกรุกทางด้านไซเบอร์หรือเป็นภัยพิบัติทางธรรมชาติต่อการดำเนินงานองค์กรให้เกิดความต่อเนื่อง” นางสาวแซนดี้ เฉิน ผู้อำนวยการฝ่ายวิจัยอาวุโสของ การ์ทเนอร์กล่าวว่า “เมื่อช่องทางและการดำเนินธุรกิจในแบบเดิมได้รับผลกระทบจากการแพร่ระบาด จะส่งผลให้ช่องทางดิจิทัล ผลิตภัณฑ์ และการดำเนินงานมีคุณค่าขึ้นอย่างมีนัยสำคัญในทันที นี่คือการปลุกให้องค์กรต่างๆ ที่โฟกัสการดำเนินงานเป็นแบบวันต่อวันโดยเสียค่าใช้จ่ายลงทุนในธุรกิจดิจิทัลและเตรียมแผนความยืดหยุ่นการทำงานในระยะยาว”

การ์ทเนอร์แนะนำให้ซีไอโอมุ่งเน้นไปที่แผนระยะสั้น 3 ประการเพื่อสนับสนุนลูกค้า พนักงาน และสร้างความเชื่อมั่นว่าการปฏิบัติงานจะเป็นไปอย่างต่อเนื่อง

ใช้เครื่องมือดิจิทัลเพื่อทำงานร่วมกัน ควบคุมความปลอดภัยและมีเครือข่ายรองรับ

มาตรการกักกันต่างๆ และข้อจำกัดการเดินทางที่ดำเนินการโดยองค์กร เมืองและประเทศต่างๆ นั้นก่อให้เกิดความไม่แน่นอนและภาวะหยุดชะงักต่างๆ เนื่องจากถูกระงับหรือจำกัดในการดำเนินธุรกิจ

ในองค์กรที่ยังไม่มีความสามารถนำระบบทำงานแบบระยะไกลมาปรับใช้ได้นั้นซีไอโอจำเป็นต้องหาโซลูชั่นชั่วคราวเพื่อแก้ไขสถานการณ์แบบระยะสั้น รวมถึงการระบุข้อกำหนดกรณีการใช้งาน เช่น การส่งข้อความทันทีเพื่อสื่อสารทั่วไป โซลูชั่นการแชร์ไฟล์ หรือ การประชุม และการเข้าถึงแอปพลิเคชันต่างๆ ขององค์กร เช่น ระบบวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) และระบบจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ในขณะที่ต้องทบทวนการเตรียมการด้านความปลอดภัยทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจว่าสามารถเข้าถึงแอปพลิเคชันและข้อมูลได้อย่างปลอดภัย

องค์กรยังต้องจัดการกับปัญหาการขาดแคลนพนักงานเพื่อประคับประคองการดำเนินงานขั้นพื้นฐาน ซีไอโอสามารถทำงานร่วมกับหัวหน้าทีมต่างๆดำเนินการวางแผนกำลังคนเพื่อประเมินความเสี่ยงและระบุช่องว่างการจัดบุคลากร เช่นการระบุพื้นที่บริการต่างๆ ที่มีความสำคัญต่อองค์กร โดยซีไอโอต้องสามารถทราบได้ว่าเทคโนโลยีดิจิทัล อย่าง AI สามารถนำมาใช้ในการทำงานอัตโนมัติได้อย่างไร ตัวอย่างเช่น ใช้ในการคัดกรองผู้สมัครและให้บริการลูกค้า

ใช้ช่องทางดิจิทัลเป็นช่องทางหลักในการติดต่อสื่อสารกับลูกค้าและพันธมิตรไปจนถึงจัดการงานขาย

มีหลายองค์กรนำแพลตฟอร์มดิจิทัลมาใช้ติดต่อสื่อสารกับลูกค้า เช่น เว็บไซต์ และแอปพลิเคชันต่างๆ ของแบรนด์ตลาดซื้อ-ขายออนไลน์และโซเชียลมีเดีย แต่การติดต่อสื่อสารกับลูกค้าแบบออฟไลน์ยังคงมีบทบาทสำคัญการทำงานร่วมกันในสถานที่ทำงาน โซลูชั่นการประชุมผ่านวิดีโอและไลฟ์สตรีมมิ่งสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าและกิจกรรมการขายที่หลากหลายองค์กรควรเปิดโอกาสให้ลูกค้าสามารถบริการตนเองผ่านช่องทางออนไลน์ อย่าง มือถือ โซเชียล ตู้ kiosk หรือใช้ระบบตอบสนองอัตโนมัติด้วยเสียง (IVR) ในช่องทางต่างๆ

“มูลค่าของช่องทางดิจิทัลจะเพิ่มขึ้นเมื่อความต้องการของตลาดลดลงและในขณะที่ผู้คนเชื่อมั่นในแพลตฟอร์มออนไลน์มากขึ้นในการหาซื้อสินค้าในชีวิตประจำวัน องค์กรสามารถใช้ประโยชน์จากช่องทางดิจิทัล เช่น ตลาดซื้อ-ขายออนไลน์และแพลตฟอร์มโซเชียลเพื่อชดเชยการหายไปของปริมาณความต้องการซื้อสินค้าบางส่วน” นางสาวเฉินกล่าวเพิ่มเติม “องค์กรสามารถสร้างเพจ หรือ บัญชีอย่างเป็นทางการและผสานรวมความสามารถทางการค้าเพื่อสร้างยอดขายผ่านออนไลน์ได้ โดยควรพัฒนาหรือปรับปรุงผลิตภัณฑ์อย่างรวดเร็วเพื่อให้เหมาะสมสำหรับการขายผ่านช่องทางดิจิทัล"

สร้างแหล่งข้อมูลหลักที่เชื่อถือได้ให้แก่พนักงาน

ข้อมูลที่สร้างความสับสนจากแหล่งที่มาที่ไม่ได้รับการรับรองหรือการขาดข้อมูลสนับสนุนอันนำไปสู่การตัดสินใจที่ไม่เข้าใจบริบทของข้อมูลอย่างถ่องแท้นั้นสร้างความวิตกกังวลให้แก่พนักงานและการเตรียมแผนรับมือตอนกลับเข้าสู่โหมดการดำเนินงานในภาวะปกติขององค์กรซึ่งความวิตกกังกลดังกล่าวบรรเทาลงได้หากองค์กรสามารถใช้ประโยชน์จากข้อมูลมาช่วยในการตัดสินใจได้ดีขึ้น และสื่อสารความคืบหน้าของสถานการณ์อย่างมีประสิทธิภาพต่อพนักงาน

“องค์กรสามารถนำเสนอเนื้อหาที่คัดสรรมาจากแหล่งที่มาภายในและภายนอกองค์กร เพื่อให้คำแนะนำแก่พนักงานนำไปปรับใช้ได้ โดยแหล่งข้อมูลเหล่านี้จะรวมไปถึงข้อมูลข่าวสารของรัฐบาลท้องถิ่น หน่วยงานและองค์กรด้านสาธารณสุขระหว่างประเทศ เช่น องค์การอนามัยโลก (WHO) โดยผู้นำฝ่ายทรัพยากรบุคคลและฝ่ายการสื่อสารองค์กรต้องมีส่วนร่วมในการตรวจสอบเนื้อหาและตีความนโยบายต่างๆ ของ บริษัท อย่างรอบคอบ” นางสาวเชนกล่าวเพิ่มเติมว่า “องค์กรควรจัดทำเว็บไซต์ แอปพลิเคชัน หรือ สายด่วนเพื่อแบ่งปันข้อมูลอย่างสม่ำเสมอโดยพนักงานควรสามารถใช้แพลตฟอร์มเหล่านี้เพื่อแจ้งให้บริษัททราบเกี่ยวกับสถานะสุขภาพของพวกเขา แจ้งขอความช่วยเหลือและขอรับการดูแลพิเศษในกรณีเกิดเหตุฉุกเฉินได้”