เปเปอร์สเปซ ผู้เชี่ยวชาญด้านการออกแบบพื้นที่สำนักงานเผยเทรนด์ที่ทำงานปี 2030 ที่ทำงานจะมีขนาดเล็กลงมาก โต๊ะทำงานประจำจะหายไป ปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence) จะเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของที่ทำงาน พร้อมเปิดบ้านมายด์แชร์ ประเทศไทย โชว์การปรับปรุงสำนักงานครั้งใหญ่รับการทำงานในอนาคต ออกแบบภายใต้แนวคิดแอคทิวิตี้ เบสด์ เวิร์คเพลส (Activity Based Workplace) ที่นิยมใช้กันทั่วโลกเพื่อสร้างพื้นที่การทำงานที่ยืดหยุ่น คล่องตัว สำหรับการทำงานไร้กรอบในยุคดิจิทัล รองรับคนทำงานเพิ่มขึ้นโดยใช้ขนาดพื้นที่เท่าเดิม ชี้ที่ทำงานที่ดีสร้างข้อได้เปรียบทางการแข่งขันและส่งผลให้ธุรกิจเติบโต 

สมบัติ งามเฉลิมศักดิ์ ผู้ร่วมก่อตั้ง เปเปอร์สเปซ (PAPERSPACE) กล่าวว่า

“ในอีก 10 ปีข้างหน้า การเป็นประชากรของโลก หรือ Global Citizen จะทำให้ทุกคนสามารถเข้าถึงทรัพยากรต่างๆ ได้ง่ายขึ้นจากทุกมุมโลก กำแพงความแตกต่างของภาษาจะพังทลายลง ซึ่งไม่เพียงแค่ไลฟ์สไตล์เท่านั้นที่จะเปลี่ยนไป แต่เทรนด์ของพื้นที่สำนักงาน (Workplace) ก็จะเปลี่ยนไปด้วย พื้นที่ใช้สอยของสำนักงานจะมีขนาดเล็กลงอย่างเห็นได้ชัดและกระจายตัวไปตามสถานที่ต่างๆ ทำให้ไม่เสียเวลาเดินทางวันละหลายชั่วโมง จะมีการใช้อุปกรณ์สวมใส่แบบไฮเทค (Wearable device) ผสมผสานกับจอฉายภาพที่ทำให้ติดต่อสื่อสารกับผู้ร่วมงาน ขณะที่ปัญญาประดิษฐ์ หรือ Ai (Artificial Intelligence) จะเป็นตัวกำหนดสภาพแวดล้อมในการทำงานที่เหมาะสมรวมไปถึงสามารถปรับเปลี่ยนการใช้งานของพื้นที่ได้ ดังนั้น การออกแบบสำนักงานเพื่อให้เหมาะกับการทำงานในอนาคต ต้องคำนึงถึงไลฟ์สไตล์การทำงานที่จะเปลี่ยนไปอย่างมากเหล่านี้ด้วย ซึ่งหนึ่งในหลักการที่นักออกแบบพื้นที่สำนักงาน ในหลายประเทศทั่วโลกได้นำมาใช้ในขณะนี้เรียกว่า Activity-Based Workplace (ABW) หรือพื้นที่สำนักงานที่คำนึงถึงกิจกรรมที่เกิดขึ้นจริงเป็นหลัก

 “สำหรับประเทศไทย มีบริษัทชั้นนำได้นำแนวคิดนี้มาใช้ในการออกแบบสำนักงานบ้างแล้ว อาทิ มายแชร์ ประเทศไทย ซึ่งเป็นเอเยนซี่ขนาดใหญ่ที่มีการทำงานร่วมกันทั่วโลก โดยสำนักงานประเทศไทยต้องการปรับปรุงพื้นที่ให้มีความพร้อมสำหรับรูปแบบการทำงานในอนาคต เราจึงนำแนวคิด ABW มาปรับใช้ ผสมผสานกับการจัดสำนักงานแบบเดิม ก่อนการออกแบบ ได้ทำการศึกษาพฤติกรรมการใช้งานในปัจจุบันอย่างละเอียด เพื่อใช้เป็นข้อมูลตั้งต้นในการออกแบบ จากประสบการณ์ที่ผ่านมาพบว่าการจะออกแบบปรับปรุงสำนักงานให้ประสบความสำเร็จนั้น นักออกแบบกับผู้บริหารขององค์กรจะต้องมองเห็นภาพเดียวกัน ซึ่งผู้บริหารของ มายแชร์ ประเทศไทย ก็มีวิชั่น (Vision) ที่ต้องการจะพาองค์กรไปสู่ New Way of Working”

ปัทมวรรณ สถาพร กรรมการผู้จัดการ มายด์แชร์ ประเทศไทย (Mindshare Thailand) กล่าวว่า

ในยุคที่อุตสาหกรรมถูกขับเคลื่อนด้วยข้อมูลและเทคโนโลยี เอเยนซี่ระดับโลกอย่างมายด์แชร์ต้องปรับพื้นที่สำนักงานให้เหมาะกับการทำงานจริงและรองรับไปจนถึงอนาคตเพื่อให้เกิดผลสำเร็จสูงสุด

“พนักงานของมายด์แชร์ทุกวันนี้ถือเป็นคนทำงานยุคดิจิทัลที่ไร้กรอบ ต้องการความรวดเร็วในการทำงาน และการทำงานแบบทีมเวิร์ค จึงเกิดโจทย์ว่าแล้วพื้นที่ทำงานแบบใดจะเข้ากับวิถีของคนเหล่านี้ ที่จะเพิ่มขีดความสามารถ สร้างความคิดสร้างสรรค์ เกิดการต่อยอดทางความคิด และนำเสนอสิ่งที่ดีที่สุดให้กับลูกค้าได้ จึงต้องการสร้างสำนักงานที่รองรับการทำงานในอนาคต (New way of working) ทำให้พนักงานปัจจุบันมีความภาคภูมิใจที่ได้ทำงานที่นี่และอยากทำงานต่อไป  รวมไปถึงการดึงดูดคนที่มีความสามารถจากที่อื่นให้อยากเข้ามาร่วมเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร

ขณะเดียวกัน ยุคของการขับเคลื่อนข้อมูลเพื่อสร้างข้อได้เปรียบในการแข่งขันทางธุรกิจ จำเป็นต้องใช้ข้อมูลทุกประเภทเข้ามาช่วยผลิตผลงาน พื้นที่สำนักงานใหม่ที่ยึดตามหลักอไจล์ (Agile) นั้นช่วยให้เกิดการทำงานที่รวดเร็ว ลดการทำงานที่เป็นขั้นตอนและงานด้านเอกสารลง สร้างการทำงานร่วมกันระหว่างหน่วยงาน ลดการแบ่งลำดับขั้นของพนักงานเพื่อให้ได้การปฏิสัมพันธ์ที่ดีขึ้นกว่าเดิม เกิดการแบ่งปันและเรียนรู้กันภายในทีมและระหว่างทีมมากขึ้น ภายใต้คอนเซ็ปต์ ‘Client-centric team’ ซึ่งยึดลูกค้าเป็นจุดศูนย์กลางเพื่อนำเสนอโซลูชั่นส์ด้านการตลาดที่แข็งแกร่งในทุกด้าน โดยพนักงานของแต่ละทีมจะได้มีโอกาสร่วมมือและเรียนรู้จากผู้เชี่ยวชาญในทีมด้วย ส่งผลให้ทุกคนทำงานได้ดีขึ้นและช่วยพัฒนาธุรกิจของลูกค้าได้อย่างเต็มที่

“ออฟฟิศของมายด์แชร์ถูกออกแบบมาตั้งแต่ 10 ปีที่แล้ว ขณะนั้นวิธีการทำงานแตกต่างจากปัจจุบันค่อนข้างมาก โดยปัจจุบันพนักงานของมายด์แชร์ต้องการความคล่องตัวและยืดหยุ่นในการทำงาน ด้วยเทคโนโลยีที่พัฒนาขึ้นทำให้ไม่จำเป็นต้องนั่งทำงานอยู่แค่โต๊ะทำงานส่วนตัวอีกต่อไป อีกทั้งการเพิ่มขึ้นของจำนวนพนักงานในช่วงหลายปีที่ผ่านมา จึงต้องออกแบบสำนักงานแห่งใหม่ของมายด์แชร์ให้รองรับปัจจัยเหล่านี้ได้ ด้วยการร่วมมือกับทางเปเปอร์สเปซ (PAPERSPACE) ผู้เชี่ยวชาญด้านการออกแบบพื้นที่สำนักงานที่มีผลงานการออกแบบสำนักงานให้กับบริษัทชั้นนำของโลกมาแล้วหลายแห่ง”

สมบัติกล่าวเพิ่มเติมถึงแนวทางการออกแบบปรับปรุงครั้งใหญ่ให้กับมายแชร์ว่า

“เราเริ่มจากการวิเคราะห์พฤติกรรมของพนักงานกิจวัตรประจำวัน และเป้าหมายของผู้บริหารองค์กรที่ต้องการให้พนักงานแต่ละแผนกมีปฏิสัมพันธ์กันมากกว่าเดิม พื้นที่ของสำนักงานใหม่ต้องสามารถรองรับจำนวนพนักงานได้มากขึ้น แต่ไม่ต้องขยายพื้นที่ เกิดวัฒนธรรมองค์กรใหม่ที่ดีขึ้นอย่างเห็นได้ชัด

โดยปัญหาหลักๆ ที่พบคือความแออัดของที่นั่ง รวมไปถึงรูปแบบการจัดสำนักงานที่ไม่สอดคล้องกับการทำงานในปัจจุบัน โต๊ะทำงานใหม่จึงถูกออกแบบให้มีขนาดเล็กลง เพื่อรองรับยุคดิจิทัล และเอื้อต่อการใช้งานเทคโนโลยีได้สะดวกขึ้น แตกต่างจากในอดีตที่ต้องการโต๊ะทำงานขนาดใหญ่เพราะจำเป็นต้องวางเอกสารจำนวนมากบนโต๊ะเปลี่ยนจากที่เคยต้องมีโต๊ะทำงานประจำให้กับพนักงานทุกคน มาเป็นการเตรียมพื้นที่ทำงานในรูปแบบที่หลากหลาย

ตั้งแต่โต๊ะทำงานประจำ (Fixed desk) สำหรับตำแหน่งที่ต้องนั่งทำงานกับโต๊ะตลอดทั้งวัน อาทิ ฝ่ายการเงิน บัญชี หรือฝ่ายบุคคล

ส่วนตำแหน่ง ที่ไม่จำเป็นต้องทำงานที่โต๊ะตลอดทั้งวัน อาทิ ฝ่ายการตลาดหรือฝ่ายขายจะถูกเตรียมพื้นที่ทำงานที่หลากหลายไว้ เช่น Hotdesk, Phonebooth, Meeting pod คล้ายๆ กับใน Co-working space เพื่อให้พนักงานสามารถเลือกใช้งานพื้นที่ได้ตามความต้องการในช่วงเวลาต่างๆ ของวันได้อย่างคล่องตัว

เดิมทีพื้นที่โถงกลางถือเป็นพื้นที่ที่โดดเด่นที่สุดแต่กลับมีคนใช้พื้นที่บริเวณนี้น้อยมาก เปเปอร์สเปซ จึงใช้การออกแบบมาแก้ปัญหาโดยปรับปรุงการใช้งาน สีสัน แสงสว่าง รวมไปถึงบรรยากาศ เพื่อก่อให้เกิดการทำงานร่วมกัน (Collaboration) ของพนักงานมากขึ้นกว่าที่ผ่านมา สร้างฟังก์ชั่นที่เหมาะสมใช้งานได้จริง เพื่อให้พนักงานอยากมาใช้งานมากขึ้น อาทิ มุมพบปะพูดคุย มุมกาแฟ พื้นที่สันทนาการ ห้องออกกำลังกาย สามารถปรับให้เป็นห้องประชุมทั้งที่เป็นทางการ และไม่เป็นทางการได้ ท้ายที่สุดจะนำมาซึ่งการพัฒนาการทำงานของทั้งองค์กรให้ดีขึ้น เพิ่มขีดความสามารถให้กับพนักงาน เกิดการทำงานแบบโปรแอคทีฟ (Proactive)”

ด้าน ปัทมวรรณ เปิดเผยถึงผลของการปรับปรุงสำนักงานครั้งนี้ว่า

“พนักงานส่วนใหญ่ให้เสียงตอบรับในทางที่ดี ทั้งเรื่องของปฏิสัมพันธ์ระหว่างทีมต่างๆ ที่ดีขึ้น รวมถึงความยืดหยุ่นของการทำงานที่คล่องตัวขึ้น นอกจากนี้ ยังได้เสียงตอบรับที่ดีมากจากผู้บริหารจากหลายประเทศว่า มายแชร์ ประเทศไทย เป็นสำนักงานที่ดีที่สุดแห่งหนึ่งของมายแชร์ทั่วโลก

ในแง่ของพนักงาน ทุกคนคนรู้สึกว่าที่นี่กลายเป็นบ้านหลังที่สอง ที่จะส่งผลต่อการทำงานที่ดีให้กับลูกค้าของมายด์แชร์ ด้วยพื้นที่ และการออกแบบช่วยทลายกำแพงความเป็นส่วนตัวสู่การเป็นครอบครัวใหญ่ อาทิ การใช้พื้นที่นั่งเล่นขนาดใหญ่ ห้องสำหรับคุณแม่คนใหม่ (ห้องให้นมบุตร) และการเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม อย่างโครงการ #PurpleGoGreen

ปัจจุบันโถงกลางที่ปรับปรุงใหม่ทำหน้าที่เป็นเหมือนห้องรับแขก และจุดรวมในการจัดกิจกรรมต่างๆของมายด์แชร์ พนักงานสามารถพบปะ และรู้จักกันมากขึ้นในบรรยากาศที่เป็นกันเอง และเป็นที่ๆทุกคนเป็นครอบครัวสีม่วงที่เดินทางไปพร้อมๆกัน
 

“แม้จะมีกระแสการทำงานที่บ้าน ทำงานนอกสถานที่ แต่ไม่ว่าอย่างไรโลกอนาคตก็จะยังคงต้องมีสำนักงานอยู่ต่อไป เพียงแค่เป็นการปรับรูปแบบให้เหมาะสมกับยุคของ Paperless และการใช้ข้อมูล (Data) ขนาดของสำนักงานที่เล็กลงแต่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานมากขึ้น บางบริษัทไม่จำเป็นต้องมีสถานที่ทำงานเป็นของตัวเอง แต่ยังต้องมีโค-เวิร์คกิ้งสเปซ (Co-working space) เพื่อให้พนักงานในองค์กรได้มาพบปะพูดคุย แลกเปลี่ยนแนวคิดเพื่อพัฒนาสิ่งต่างๆ เพราะพื้นที่ทำงานที่ส่งเสริมการทำงานของพนักงาน ย่อมส่งผลให้ประสิทธิภาพงานทำงานดีขึ้น ธุรกิจก็จะเติบโตไปด้วยเช่นเดียวกัน” สมบัติ กล่าวทิ้งท้าย